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標題: 建設工程公司的法務官，對合同檔案管理應當收集哪些資料？ [打印本頁]

作者: 心友亞潔 時間: 2023-12-27 14:17
標題: 建設工程公司的法務官，對合同檔案管理應當收集哪些資料？
建設工程公司的法務官，對合同檔案管理應當收集哪些資料？

有人說公司法務，一半是商人，一半是律師。大公司的CLO對社會律師頤指氣使，大牌律師對公司法務耀武揚威，都是輕浮不可取的。
個人認為，做好公司的法務，首先還是要從日常的合同管理做起。
在此，首席法務員從合同的檔案管理角度，將建筑工程公司日常需要收集整理的合同材料進行了歸類，同業(yè)共享。日積月累，未雨籌謀。
建設工程施工合同糾紛需收集的目錄清單
在處理建設工程施工合同糾紛時，需要收集的目錄清單主要包括以下內容：
1. 合同文件：包括建設工程施工合同、補充合同、協(xié)議書等相關文件，以及招投標文件、中標通知書等。這些文件應能證明雙方的權利和義務，以及合同的有效性和履行情況。
2. 施工記錄：包括施工日志、進度記錄、驗收報告、結算清單等相關文件。這些文件能證明施工過程中的實際情況，如工期延誤、質量問題等。
3. 工程照片和視頻：能證明施工過程中的實際情況，包括未完成的工作、已完成的工作等。
4. 質量檢測報告：包括材料檢測報告、質量檢測報告等相關文件，能證明施工質量和材料質量是否符合要求。
5. 財務文件：包括工程款支付記錄、發(fā)票、收據(jù)等相關文件，能證明工程款項的流向和支付情況。
6. 通訊記錄：包括郵件、短信、電話記錄等相關文件，能證明雙方之間的溝通和協(xié)商情況。
7. 證人證言：包括工人、監(jiān)理人員等相關人員的證言，能證明施工過程中的實際情況和問題。
8. 鑒定報告：如需要，可以委托專業(yè)機構進行工程質量鑒定，并取得鑒定報告。
以上是處理建設工程施工合同糾紛時需要收集的目錄清單，具體內容可能因實際情況而有所不同。首席法務員將其分為二類。
一、證明建設工程施工合同關系成立的證據(jù)清單
二、證明建設工程施工合同履行情況的證據(jù)清單
證明合同關系成立的文檔包含以下材料：
1、招標文件
關于招標文件，對招標圖紙、招標補充文件、答疑文件，招標過程中的甲方通知，承包前發(fā)包人提供的參考資料和現(xiàn)場資料、現(xiàn)場勘探記錄等都需整理，不得遺漏。
2、投標及其附件
包括投標承諾書、投標預算、工程報價單、施工組織設計。
3、中標通知書、中標預算書、中標施工組織設計、中標承諾書
4、建設工程施工合同、補充合同與合同備案表
備案過的合同或補充條款具有較高的證明效力，可用來判斷“陰陽合同”。
5、分包合同
分包合同包含承包人直接分包的合同和指定分包合同。

6、施工所需的證件、批件
施工所需的證件、批件包括土地規(guī)劃手續(xù)、臨時占地用地證明手續(xù)。在確定土地使用權時下列證很重要：土地的使用證、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證和臨時用地占地證明。
7、施工圖紙、設計交底等
施工圖紙、設計交底、測繪資料，圖紙會審記錄、發(fā)包人提供的水文、地質、地下管網(wǎng)資料、坐標控制點資料等，都是做工程造價的重要依據(jù)。
8、工程進度款、總進度計劃及詳細的進度計劃
工程進度款、總進度計劃及詳細的進度計劃，包括網(wǎng)絡圖橫道圖、承包人的年季月施工計劃、施工方案、施工組織設計及工程師批準的任何文件，收集上述文件，可解決工期問題。
9、具有相關資質證據(jù)
如相關建筑施工資質、勞務資質情況。
10、洽商變更單、增減工程量的補充合同或備忘錄、現(xiàn)場工程簽證單等
11、掛靠和被掛靠之間的內部合同
12、建設工程施工合同中分包、轉包合同
13、開工令、工程師簽發(fā)的開工通知書、開工報告
14、招標前雙方簽訂的合同，單方出具的承諾書
雖然招標前簽訂的合同，嚴格來說是無效的，但收集下來，有兩個優(yōu)勢：第一，如果代表發(fā)包人，對承包商有一定威懾作用；第二，對成規(guī)模的發(fā)包商、大發(fā)包商同樣具有威懾力。若能夠證明發(fā)包人和承包人雙方在招投標過程中存在串標行為，則符合《招投標法》中中標無效的情形。
證明合同實際履行的文檔包含以下資料：
15.發(fā)包人的指令書、確認書
發(fā)包人的指令書、確認書，包括工程量的核實確認單、監(jiān)理通知、承包人的要求請求、工程聯(lián)系單、通知書。既會影響工期，也會影響價款和質量，利于進行下一步工作。
16.往來函件、對方的簽收記錄等
17、當事人對工程量、工程質量共同確認的證據(jù)
如工程簽證、工程竣工驗收報告、結算憑證、質檢報告等。
18、會議紀要
會議紀要包括專題會議紀要和監(jiān)理紀要等幾大會議。
19.監(jiān)理預報
監(jiān)理預報中有關于工程進度、質量、審價詳細情況的描述與工料機的統(tǒng)計。
20、承包人的工程備忘錄、施工日志、隱蔽工程記錄
工程的備忘錄和施工日志，在實際工程糾紛過程中，可直接提交給鑒定單位或者仲裁庭法庭作為證據(jù)使用。
21、承包人超越建設工程施工合同資質范圍登記的證據(jù)
22、建設工程中的建筑材料、建筑構配件和設備不符合國家強制性標準的證據(jù)
23、工程照片及攝像資料
利于工期索賠的還原證物。
24、工程預付款、材料設備款、工程進度款等
包括工程預付款，材料設備款，工程進度款，簽證款，結算款，工程保修款，申報表，監(jiān)理和發(fā)包人簽收記錄及發(fā)包人批復文件。
25、氣象報告和資料
對應極端天氣造成的工期的延誤和承包商費用的增加情況。
26、工程款的支付明細及憑證
27、建設工程施工合同當事人之間關于墊資以及墊資約定情況的證據(jù)
28、甲供設備材料清單
甲供的設備材料和清單是發(fā)包人提供的，發(fā)包人若沒有及時提供設備和材料，導致工期拖延，可依此提起訴訟。
29、發(fā)包人、承包人的設備材料供應清單等
30、暫估價設備、材料價格、發(fā)包人確認單
31、月工料機動態(tài)表、能夠確定支出人工費等
月工料機動態(tài)表，能夠確定支出人工費，材料費，機械費，現(xiàn)場管理費，總部管理費，利息利潤的資料（如工資單、訂貨單、采購單、認價單、合同、發(fā)票、造價處公布的信息價）。
32、施工單位隱蔽工程、分部分項工程質量驗收申請文件
33、隱蔽工程驗收單與驗收機構、監(jiān)理工程質量評估報告等
隱蔽工程驗收單與驗收機構，監(jiān)理工程質量評估報告，包括但不限于分部分項工程驗收記錄，單位工程質量驗收記錄。
34、建設工程質量監(jiān)督報告，工程質量使用書、時間注冊表
35、各部門分別出具的驗收證和文件
規(guī)劃、公安、消防、環(huán)保、安全監(jiān)督、人防、衛(wèi)生等部門分別出具的驗收證和文件。
36、其他各項檢查驗收報告和技術鑒定報告
37、建設單位編制的單位工程竣工驗收報告
38、承包人已經(jīng)提交竣工驗收報告，發(fā)包人拖延驗收的證據(jù)
39、承包人已經(jīng)提交竣工驗收報告，發(fā)包人擅自使用的證據(jù)
40、竣工驗收資料、竣工圖
41、工程預、決算報告、工程結算資料
工程結算資料往往是工程竣工書、工程竣工圖等。
42、工程保修合同、保修單
工程竣工后會集中簽一個保修合同，約定質量期限的保證期，在質量期限的保證期內，承包人應無償修復。
43、因工程質量問題，承包人拒絕修理、返工或者改建的證據(jù)
44、因為發(fā)包人原因導致建設工程質量不符合約定的證據(jù)情況
包括但不限于：發(fā)包人提供建筑材料、建筑構配件不符合國家強制性標準的證據(jù)、發(fā)包人提供的設計缺陷證據(jù)、發(fā)包人指定分包人的相關證據(jù)；
45、合同當事人之間關于質保金約定情況證據(jù)、履行情況的證據(jù)

46、工程造價鑒定報告、工程造價結算協(xié)議、工程造價咨詢報告書、以及合同當事人之間關于計價基礎計價標準的適用證據(jù)
三、其他有關合同的文檔資料
47、法律法規(guī)及政府文件
48、與建設工程案件有關的其他資料
在建設工程案件中，除了主要的合同、設計方案、施工圖紙等文件外，還有一些其他資料也非常重要。這些資料可以幫助你更好地了解建設工程公司的背景、實力和信譽，從而更好地評估其履約能力和風險。以下是與建設工程案件有關的其他資料：
（1）建設工程公司的營業(yè)執(zhí)照：營業(yè)執(zhí)照是公司合法經(jīng)營的必要證明文件，上面包含了公司的基本信息，如公司名稱、注冊地點、注冊資本、經(jīng)營范圍等。需要注意的是，營業(yè)執(zhí)照的有效期和年檢情況也需要關注，如果已經(jīng)過期或未進行年檢，可能會影響公司的正常經(jīng)營。
（2）建設工程公司的資質證書：建筑業(yè)企業(yè)應當按照其擁有的注冊資本、凈資產(chǎn)、專業(yè)技術人員、技術裝備和已完成的建筑工程業(yè)績等資質條件申請資質，經(jīng)審查合格，取得相應等級的資質證書后，方可在其資質等級許可的范圍內從事建筑活動。因此，了解建設工程公司的資質證書是評估其施工能力和技術水平的重要依據(jù)。
（3）授權委托書：在建設工程中，有時會出現(xiàn)公司或個人授權委托他人代為簽署合同、辦理相關手續(xù)等情況。在這種情況下，授權委托書就是必要的文件之一。授權委托書應當明確授權范圍、期限和被授權人的身份信息等，以免出現(xiàn)糾紛時難以分辨責任。
（4）相關人員身份證明和職務證明：在建設工程中，參與項目的人員眾多，包括項目經(jīng)理、技術員、安全員等。為了確保人員身份的真實性和合法性，需要提供相關人員的身份證明和職務證明。
（5）其他資料：除了上述資料外，還可能包括建設工程公司的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等文件。此外，根據(jù)具體情況，可能還需要提供建設工程公司的財務報表、審計報告等相關資料。
首席法務員友情提醒：
需要注意的是，在收集和整理這些資料時，應當遵循合法、真實、有效的原則。同時，應當妥善保管這些資料，以免出現(xiàn)丟失或損壞的情況。如果需要使用這些資料，應當遵守相關法律法規(guī)的規(guī)定，確保使用的合法性和規(guī)范性。其二是要整理成冊，裝訂入檔，明確專人管理。

作者: 心友亞潔 時間: 2023-12-27 14:20
首席法務員

作者: 心友亞潔 時間: 2023-12-27 14:22

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